E-Rechnungsformate im Vergleich: XRechnung, ZUGFeRD und mehr

Die Einführung der E-Rechnungspflicht hat die Art und Weise, wie Unternehmen mit öffentlichen Auftraggebern interagieren, grundlegend verändert. Um den Anforderungen gerecht zu werden, ist es entscheidend, die verschiedenen E-Rechnungsformate zu verstehen. In diesem Beitrag werfen wir einen detaillierten Blick auf die gängigsten Formate, ihre Besonderheiten und Einsatzbereiche.

XRechnung: Der deutsche Standard

XRechnung ist das in Deutschland primär verwendete Format für elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber. Es basiert auf dem europäischen Standard EN 16931 und wurde speziell für die Bedürfnisse der deutschen Verwaltung entwickelt.

Eigenschaften der XRechnung:

• Vollständig strukturiertes XML-Format
• Enthält alle gesetzlich vorgeschriebenen Rechnungsdaten
• Ermöglicht eine vollautomatische Verarbeitung
• Wird von allen öffentlichen Auftraggebern in Deutschland akzeptiert

Die XRechnung zeichnet sich durch ihre Standardisierung aus, was eine reibungslose Verarbeitung in den Systemen der öffentlichen Verwaltung gewährleistet. Allerdings kann die Erstellung für Unternehmen ohne entsprechende Software-Unterstützung zunächst herausfordernd sein.

ZUGFeRD: Das hybride Format

ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein hybrides Format, das sowohl maschinenlesbare Daten als auch eine visuelle Darstellung kombiniert.

Charakteristika von ZUGFeRD:

• Besteht aus einem PDF/A-3-Dokument mit eingebetteten XML-Daten
• Bietet verschiedene Profile mit unterschiedlichem Datenumfang
• Ist sowohl für B2G- als auch für B2B-Transaktionen geeignet
• Ab Version 2.1 konform mit der europäischen Norm EN 16931

Der Vorteil von ZUGFeRD liegt in seiner Flexibilität. Es ermöglicht eine visuelle Kontrolle durch den Menschen, während gleichzeitig strukturierte Daten für die automatische Verarbeitung bereitgestellt werden. Dies macht es besonders attraktiv für Unternehmen, die sowohl mit öffentlichen als auch privaten Kunden arbeiten.

Factur-X: Die französische Variante

Factur-X ist das französische Pendant zu ZUGFeRD und basiert auf demselben technischen Konzept. Es ist vollständig kompatibel mit ZUGFeRD 2.1 und wird oft als "ZUGFeRD/Factur-X" bezeichnet.

Merkmale von Factur-X:

• Identische technische Struktur wie ZUGFeRD
• Weit verbreitet in Frankreich und zunehmend in anderen europäischen Ländern
• Unterstützt grenzüberschreitende Transaktionen innerhalb der EU

Die Ähnlichkeit zwischen ZUGFeRD und Factur-X erleichtert den internationalen Rechnungsaustausch, insbesondere zwischen deutschen und französischen Unternehmen.

UN/CEFACT CII: Die internationale Lösung

Das UN/CEFACT Cross Industry Invoice (CII) Format ist ein internationaler Standard, der von den Vereinten Nationen entwickelt wurde. Es bildet die Grundlage für sowohl XRechnung als auch ZUGFeRD/Factur-X.

Besonderheiten des UN/CEFACT CII:

• Globaler Standard für elektronische Rechnungen
• Sehr umfangreich und flexibel
• Unterstützt komplexe Geschäftsszenarien
• Wird in vielen Ländern als Basis für nationale E-Rechnungsstandards verwendet

Obwohl UN/CEFACT CII in seiner Reinform selten direkt verwendet wird, ist es als Grundlage für viele nationale und internationale E-Rechnungsformate von großer Bedeutung.

PEPPOL BIS: Der europäische Netzwerkstandard

PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online) BIS (Business Interoperability Specifications) ist sowohl ein Netzwerk als auch ein Satz von Spezifikationen für elektronische Dokumente, einschließlich E-Rechnungen.

Eigenschaften von PEPPOL BIS:

• Ermöglicht den sicheren Austausch von E-Rechnungen über das PEPPOL-Netzwerk
• Basiert auf dem UBL (Universal Business Language) Format
• Wird in vielen europäischen Ländern für B2G- und B2B-Transaktionen genutzt
• Unterstützt grenzüberschreitende Transaktionen innerhalb Europas

PEPPOL BIS gewinnt zunehmend an Bedeutung, da es eine standardisierte Methode für den europaweiten Austausch von E-Rechnungen bietet.

Gegenüberstellung der Formate

Um die Unterschiede zwischen den Formaten besser zu veranschaulichen, hier eine tabellarische Übersicht:

Format	XRechnung	ZUGFeRD	Factur-X	UN/CEFACT CII	PEPPOL BIS
Primärer Einsatzbereich	B2G (Deutschland)	B2G, B2B	B2G, B2B (Frankreich)	International	B2G, B2B (Europa)
Dateiformat	XML	PDF/A-3 + XML	PDF/A-3 + XML	XML	XML (UBL)
Visuelle Darstellung	Nein	Ja	Ja	Nein	Nein
Automatische Verarbeitung	Vollständig	Möglich	Möglich	Vollständig	Vollständig
Internationale Verwendung	Begrenzt	Zunehmend	Zunehmend	Weit verbreitet	Weit verbreitet in Europa

Bild: Konfiguration der Kundenrechnungen in Odoo 18, Format der elektronischen Rechnung Factur-X auf Kontaktebene

Welches Format sollten Unternehmen wählen?

Die Wahl des E-Rechnungsformats hängt von verschiedenen Faktoren ab:

1. Gesetzliche Anforderungen: Für Rechnungen an deutsche Behörden ist XRechnung oder ZUGFeRD 2.1 (oder höher) vorgeschrieben.

2. Kundenstruktur: Unternehmen, die sowohl mit öffentlichen als auch privaten Kunden arbeiten, könnten von der Flexibilität des ZUGFeRD-Formats profitieren.

3. Internationale Geschäfte: Für grenzüberschreitende Transaktionen bieten sich PEPPOL BIS oder Factur-X an.

4. Technische Infrastruktur: Die vorhandene IT-Infrastruktur und Software-Lösungen können die Formatwahl beeinflussen.

5. Zukunftssicherheit: Formate wie PEPPOL BIS, die eine breite internationale Akzeptanz genießen, könnten langfristig vorteilhaft sein.

Fazit und Ausblick

Die Vielfalt der E-Rechnungsformate spiegelt die Komplexität des internationalen Handels und die unterschiedlichen Anforderungen verschiedener Länder und Sektoren wider. Während XRechnung und ZUGFeRD in Deutschland dominieren, gewinnen internationale Standards wie PEPPOL BIS zunehmend an Bedeutung.

Für Unternehmen ist es entscheidend, sich nicht nur auf die aktuellen Anforderungen zu konzentrieren, sondern auch die zukünftige Entwicklung im Blick zu behalten. Die Tendenz geht eindeutig in Richtung einer stärkeren internationalen Harmonisierung der E-Rechnungsstandards.

Moderne ERP-Systeme wie Odoo bieten die Flexibilität, verschiedene E-Rechnungsformate zu unterstützen und sich an zukünftige Entwicklungen anzupassen. Dies ermöglicht es Unternehmen, sich auf ihr Kerngeschäft zu konzentrieren, während sie gleichzeitig die Vorteile der digitalen Rechnungsstellung nutzen können.

Odoo bietet eine umfassende Lösung für die elektronische Rechnungsstellung, die speziell auf die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben wie XRechnung und ZUGFeRD zugeschnitten ist. Besonders hervorzuheben ist die Flexibilität von Odoo, das sich durch seine Modularität an individuelle Geschäftsanforderungen anpassen lässt und so eine effiziente Digitalisierung der Buchhaltungsprozesse fördert.

Die E-Rechnung ist mehr als nur eine gesetzliche Verpflichtung – sie ist ein Schlüsselelement der digitalen Transformation und bietet erhebliche Potenziale für Effizienzsteigerungen und Kosteneinsparungen. Unternehmen, die sich frühzeitig mit den verschiedenen Formaten auseinandersetzen und flexible Lösungen implementieren, werden von dieser Entwicklung langfristig profitieren.